Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Couverto is een online reserveringsplatform voor de horeca, ontwikkeld en beheerd door:

Bite Media B.V.
Stationsplein 45, 3013 AK Rotterdam
KVK: 69015201
E-mail: privacy@couverto.nl

Couverto treedt op in twee hoedanigheden:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van restauranthouders (abonnees) die een account aanmaken en het platform gebruiken.
• Verwerker voor persoonsgegevens van restaurantgasten die een tafelreservering maken via de Couverto-widget op de website van een restaurant. In dat geval is het restaurant de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Couverto de gegevens uitsluitend in opdracht van dat restaurant.

Als gast van een restaurant kun je voor vragen over jouw gegevens het beste contact opnemen met het betreffende restaurant. Wil je weten of een restaurant Couverto gebruikt en hoe zij omgaan met jouw gegevens, neem dan contact op via privacy@couverto.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

A. Gasten van restaurants (via de reserveringswidget)

B. Restauranthouders (abonnees)

Couverto slaat geen volledige betaalgegevens (kaartnummers) op. Alle betalingen worden verwerkt door Stripe Inc., die hiervoor gecertificeerd is (PCI DSS Level 1).

C. No-show registratie (toegevoegd door restaurant)

Als een gast niet komt opdagen, kan het restaurant deze status in Couverto vastleggen. De volgende gegevens worden bewaard: status, datum van de reservering, restaurant, en (indien beschikbaar) e-mailadres en naam van de gast.

• Doel: het restaurant in staat stellen om patronen te herkennen en operationele beslissingen te nemen (bijvoorbeeld het vragen van een aanbetaling bij toekomstige reserveringen).
• Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang van het restaurant (AVG art. 6 lid 1 sub f).
• Bewaartermijn: gelijk aan de reserveringsgegevens (zie sectie 4).
• Geen geautomatiseerde weigering: no-show-status leidt nooit tot automatische blokkade van toekomstige reserveringen — het restaurant beslist altijd zelf en handmatig. Hierdoor is AVG art. 22 (recht op menselijke tussenkomst) niet van toepassing.

Als gast kun je je no-show-status inzien of betwisten via het restaurant of via privacy@couverto.nl.

3. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de volgende rechtsgrondslagen:

Bijzondere categorieën persoonsgegevens: Gasten kunnen vrijwillig allergieën of dieetwensen invullen. Dit betreft mogelijkerwijs gezondheidsgegevens (bijzondere categorie). Deze worden uitsluitend verwerkt op basis van de expliciete toestemming van de gast (AVG art. 9 lid 2 sub a), worden nooit voor andere doeleinden gebruikt en zijn direct zichtbaar voor het restaurant om de gast veilig te bedienen.

4. Bewaartermijnen

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens permanent en onherstelbaar verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

5. Derden en internationale doorgifte

Couverto deelt persoonsgegevens uitsluitend met de volgende partijen, en alleen voor zover noodzakelijk:

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden. Wij delen geen gegevens voor marketingdoeleinden van derden.

Internationale doorgifte: Waar gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EER (Europese Economische Ruimte), doen wij dit op basis van de Standaard Contractuele Clausules (SCC) zoals vastgesteld door de Europese Commissie (Besluit 2021/914/EU), of een gelijkwaardig adequaatheidsbesluit.

6. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten. Je kunt een verzoek indienen via privacy@couverto.nl. Wij reageren binnen 30 dagen (conform AVG art. 12). Bij complexe verzoeken kan dit met maximaal 2 maanden worden verlengd. Wij informeren je hierover.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij bij een verzoek om jouw identiteit vragen. Wij verwerken deze identiteitsgegevens uitsluitend voor de afhandeling van het verzoek.

7. Beveiliging

Couverto neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen via HTTPS/TLS voor alle data-overdracht
• Wachtwoorden opgeslagen als versleutelde hash (bcrypt)
• Toegangsbeveiliging op basis van rollen (role-based access control)
• Databasetoegang beperkt tot geautoriseerde applicatieservers
• Regelmatige back-ups in de EU (Frankfurt)

Bij een beveiligingsincident dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor betrokkenen, informeren wij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur (AVG art. 33) en, indien van toepassing, de betrokkenen zelf (art. 34).

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Couverto — de marketing-site couverto.nl en het dashboard app.couverto.nl — gebruikt de volgende categorieën cookies en webanalyse:

Functioneel — altijd actief

Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de werking van de site en valt onder de uitzondering van de Telecommunicatiewet (Tw art. 11.7a lid 3 sub b). Hiervoor is geen toestemming vereist.

Analytisch — alleen bij toestemming

Met jouw toestemming gebruiken wij voor gebruiksstatistieken Google Analytics 4 (Google LLC), op de marketing-site couverto.nl én in het dashboard app.couverto.nl. IP-adressen worden geanonimiseerd. Doorgifte naar de VS gebeurt onder het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit Europese Commissie, 2023).

Marketing / advertenties — alleen bij toestemming

Wij adverteren via Google Ads (Google LLC). Met jouw toestemming meten wij welke advertentie tot een demo-aanvraag of een gestarte proefperiode leidt (conversiemeting) en kunnen wij remarketing inzetten, op couverto.nl én app.couverto.nl. Doorgifte naar de VS gebeurt onder het EU-US Data Privacy Framework.

Cookieloze statistiek — geen toestemming vereist

Vercel Web Analytics (Vercel Inc.) meet bezoek geaggregeerd en zonder cookies, zonder persoonlijke profielen, vanaf ons eigen (sub)domein (first-party). Omdat hierbij geen gegevens op je apparaat worden opgeslagen of uitgelezen, is hiervoor geen toestemming vereist.

Google Consent Mode v2

Onze Google-tags (Analytics en Ads) draaien onder Google Consent Mode v2. Zolang je geen toestemming hebt gegeven, worden geen cookies geplaatst en wordt er geen identificeerbaar profiel van je opgebouwd. Google kan in die situatie wel geanonimiseerde, cookieloze signalen ontvangen om geaggregeerde bezoek- en conversiestatistieken te schatten. Pas nadat je toestemming geeft, worden de hierboven genoemde analytische en/of marketingcookies geplaatst en vindt volledige meting plaats. Geef je geen toestemming, dan blijft het bij deze cookieloze, geaggregeerde schatting.

Je keuze

Bij je eerste bezoek tonen wij een cookiebanner waarop je kunt kiezen tussen "Alles accepteren", "Alleen essentieel" of een fijnmazige keuze per categorie (analytisch / marketing) via "Instellingen". Je keuze blijft bewaard tot je deze wijzigt via Cookie instellingen onderaan elke pagina. Een eerder gegeven toestemming kun je daar op elk moment even eenvoudig weer intrekken (AVG art. 7 lid 3); intrekken werkt niet met terugwerkende kracht.

De reserveringswidget die op restaurantwebsites wordt geïnstalleerd, plaatst geen cookies en laadt geen analytics.

9. Minderjarigen

Onze dienst is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien wij constateren dat gegevens van een minderjarige zijn verwerkt zonder geldige toestemming van een ouder of voogd, verwijderen wij deze zo spoedig mogelijk. Neem contact op via privacy@couverto.nl.

10. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe verwerkingen of gewijzigde wetgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op couverto.nl/privacybeleid. Bij materiële wijzigingen informeren wij abonnees via e-mail.

Wijzigingshistorie

• 5 juni 2026: conversiemeting voor advertenties toegevoegd. Google Ads (conversie + remarketing) opgenomen als subverwerker en in sectie 8; de categorie "marketing/advertenties" is nu in gebruik — uitsluitend na toestemming, onder Google Consent Mode v2. Google Analytics draait voortaan ook in het dashboard app.couverto.nl. Sectie 8 herschreven met een cookie-overzicht per categorie (_ga, _gcl_*) en uitleg over Consent Mode v2: zonder toestemming geen cookies, alleen geanonimiseerde geaggregeerde meting.
• 5 juni 2026: aanmeldbron-vastlegging (referrer, UTM-parameters en landingspagina bij registratie) opgenomen in sectie 1B; first-party, geen tracking-cookies (gerechtvaardigd belang: inzicht in herkomst van aanmeldingen).
• 4 juni 2026: subverwerker Anthropic, PBC (VS) toegevoegd aan de subverwerker-lijst voor de AI-taalverwerking in de setup-assistent (begrijpt de antwoorden en stelt de zaakinstellingen samen; gebruikt gegevens niet voor training). Bewaartermijn van stemopnames bij subverwerker OpenAI geëxpliciteerd: maximaal 30 dagen voor misbruikdetectie, niet voor training, zolang Zero Data Retention nog niet is geactiveerd (sectie 4). SCC van toepassing voor de doorgifte naar de VS.
• 1 juni 2026: subverwerker OpenAI, L.L.C. (VS) toegevoegd aan artikel 7 voor spraak-naar-tekst in de nieuwe setup-assistent (alleen actief wanneer de restauranthouder spraakinvoer gebruikt). Stemopnames opgenomen als verwerkte gegevenscategorie (sectie 1B). SCC van toepassing voor de doorgifte naar de VS; Couverto bewaart de audio niet.
• 25 mei 2026: subverwerker databasehosting gewijzigd van Neon Inc. naar DigitalOcean LLC (beide EU/Frankfurt; technische migratie reeds doorgevoerd op ~4 mei 2026). Sectie 8 (cookies) bijgewerkt naar de actuele situatie: Google Consent Mode v2 met cookiebanner, Google Analytics 4 als opt-in, Vercel Web Analytics (cookieloos). Sectie 2C toegevoegd over no-show registratie. Bewaartermijn-toelichting geëxpliciteerd.
• 27 maart 2026: initiële versie.

11. Verwerking van persoonsgegevens van partners

Couverto verwerkt persoonsgegevens van deelnemers aan het Couverto Partnerprogramma (affiliates). Deze verwerking is noodzakelijk voor het beheer van het partnerprogramma, de berekening en uitbetaling van commissies, en fraudepreventie.

Welke gegevens verwerken wij?

Grondslagen

De verwerking van partnergegevens is gebaseerd op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de partnerovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Noodzakelijk voor het beheer van het partnerprogramma en de uitbetaling van commissies.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Voor fraudepreventie en het waarborgen van de integriteit van het partnerprogramma.

Bewaartermijn

Partnergegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de partnerovereenkomst. Na beëindiging van de samenwerking bewaren wij IBAN- en commissiegegevens nog 7 jaar in verband met fiscale verplichtingen (art. 52 AWR). Overige gegevens worden binnen 12 maanden na beëindiging verwijderd.

Delen met derden

Betalingsgegevens kunnen worden gedeeld met betalingsdienstverleners voor de uitbetaling van commissies. Dit gebeurt uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de betaling.

Jouw rechten als partner

Als partner heb je dezelfde rechten als beschreven in sectie 6 van deze privacyverklaring: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens. Je kunt een verzoek indienen via info@couverto.nl.